ČIIA Dokumenty Pravidla etického jednání

PRAVIDLA ETICKÉHO JEDNÁNÍ INSTITUTU

Vážení,

Rada Českého institutu interních auditorů, z.s. (dále jen Institut) schválila na svém zasedání dne 18. října 2018 dokument Pravidla etického jednání Institutu.

Dokument vychází se Stanov Institutu a navazuje na Vizi Institutu ve smyslu být respektovanou, profesionální a dobře řízenou organizací. Dokument vymezuje oblasti etického jednání, politiku střetu zájmů a proces whisteblowingu v Institutu.

Etickým kodexem stanovuje dokument základní zásady jednání a chování s cílem zachovat nejvyšší standardy integrity a správy Institutu.

Část věnující se politice střetu zájmů upravuje jednání, které má být vždy v nejlepším zájmu Institutu a nikoliv pro zisk nebo finanční obohacení sebe nebo třetích stran.

V oblasti whistleblowingu je nastaven proces, ve kterém je umožněno upozornit na nezákonné, nedovolené či neetické jednání v Institutu.

Věříme, že dokument Pravidla etického jednání Institutu přispěje k tomu, že Institut bude otevřenou a transparentní organizací, která netoleruje žádné chování a jednání, jež je porušením právních předpisů, interních předpisů a Etického kodexu Institutu a Etického kodexu Mezinárodního institutu interních auditorů.

 

Mgr. Tomáš Pivoňka, CIA, CRMA
Prezident ČIIA

Mgr. Petr Švub, CIA, CISA
Předseda Kontrolní komise

 

PRAVIDLA ETICKÉHO JEDNÁNÍ INSTITUTU

 

PRAVIDLA ETICKÉHO JEDNÁNÍ INSTITUTU

Dokument vymezuje oblasti etického jednání (upraveno etickým kodexem), politiku střetu zájmů a proces whisteblowingu v Českém institutu interních auditorů (dále jen Institut). Dokument je závazný pro členy orgánů Institutu, členy komisí a výborů Institutu, dobrovolníky Institutu a zaměstnance kanceláře Institutu (dále jen osoby Institutu).

I. ETICKÝ KODEX Institutu

Etický kodex stanovuje základní zásady jednání a chování s cílem zachovat nejvyšší standardy integrity a správy Institutu tak, aby řízení Institutu bylo účinné, otevřené a odpovědné.

  1. Osoby Institutu jednají v zájmu Institutu s náležitou péčí.
  2. Osoby Institutu jsou povinny vykonávat své aktivity v Institutu v souladu se čtyřmi principy Etického kodexu IIA – tj. integrita, objektivita, důvěrnost, kompetentnost. Dále osoby Institutu jsou povinny vykonávat své aktivity v souladu s pravidly chování obsaženými v Etickém kodexu IIA (https://na.theiia.org/standards-guidance/mandatory-guidance/Pages/Code-of-Ethics.aspx).
  3. Osoby Institutu neobdrží za svoje aktivity, v rámci Institutu, finanční prospěch s výjimkou zaměstnanců kanceláře Institutu (na základě uzavřených pracovně právních smluv) a případů, které jsou výslovně schváleny Radou Institutu (např. lektorská, konzultační, publikační nebo jiná činnost) a jsou současně dodržena pravidla týkající se střetu zájmů.
  4. Osoby Institutu nesmějí vyžadovat, přijímat, ani poskytovat nepřiměřené nebo neetické pohoštění, služby a další výhody vůči zástupcům jiných organizací, dodavatelů apod., které mohou ovlivnit jejich jednání. Přiměřené pohoštění je povoleno, ale pouze tam, kde je to v zájmu Institutu.
  5. Osobní dary nesmí být vyžadovány, přijímány, ani poskytovány. Jediná výjimka z těchto zásad je, pokud jsou přijímány drobné osobní dary (např. kalendáře, drobné propagační předměty), které jsou přiměřené a neovlivní jednání osoby Institutu.
  6. Osoby Institutu vystupují takovým způsobem, který nepoškozuje pověst Institutu. Pokud jsou si vědomy něčeho, co by mohlo poškodit pověst Institutu, jsou povinni toto okamžitě řešit s Radou Institutu.
  7. Osoby Institutu jednají takovým způsobem, který je v souladu se zásadami rovných příležitostí, tzn. bez jakékoli diskriminace osob tak, jak definuje Listina základních práv Evropské unie (článek 21 – Zákaz diskriminace).
  8. Za Institut jedná prezident nebo viceprezident. Ostatní osoby Institutu nesmějí vydávat prohlášení ani jinak zastupovat Institut bez zvláštního povolení vydaného Radou Institutu.
  9. Informace nebo materiály, které osoby Institutu získají na jednání Rady Institutu nebo na jednání výborů/komisí nebo poskytnutých ze strany Kanceláře Institutu musí zůstat důvěrné.
  10. Osoby Institutu jsou povinny ustanovení tohoto Etického kodexu dodržovat. Pokud došlo k porušení nebo podezření z porušení Etického kodexu ze strany osoby Institutu, je záležitost řešena na jednání Rady Institutu.

II. WHISTEBLOWING

Whistleblowing je proces, ve kterém stávající nebo bývalá osoba Institutu, člen, dodavatel, zákazník nebo jakákoli další osoba (dále jen oznamovatel) upozorní pověřený orgán Institutu na nezákonné, nedovolené či neetické jednání v Institutu (dále i oznámení). Součástí procesu je řešení oznámení a návrhy opatření, za které je zodpovědný Institut, ne oznamovatel.

Institut netoleruje žádné chování a jednání, které je porušením právních předpisů, interních předpisů a Etického kodexu Institutu a Etického kodexu IIA.

Forma hlášení a následný postup

Informace v rámci oznámení oznamovatel předává primárně předsedovi Kontrolní komise Institutu, případně prezidentovi Institutu. Forma předání je možná elektronicky, poštou, osobně. Kontakty jsou zveřejněny na webu Institutu.

Předseda Kontrolní komise, ve spolupráci s ostatními členy Kontrolní komise, prověří všechny systémy, záznamy a dokumenty, jejichž prověření je nezbytné pro náležité a nezávislé vyhodnocení všech relevantních okolností a souvislostí k danému podnětu; za tímto účelem jsou osoby Institutu povinny umožnit přístup k příslušným záznamům a/nebo dokumentům.

V termínu do 1 měsíce od převzetí oznámení předseda Kontrolní komise informuje Radu Institutu o oznámení a výsledku prověření, včetně návrhu opatření. Následně Rada institutu rozhodne o dalším postupu.

Základní principy

  • Princip anonymity

Oznamovateli, který dal podnět k šetření, je zajištěna anonymita za podmínky, že jeho informace byly podány v dobré víře a neexistuje zákonná povinnost pro Institut odhalit totožnost oznamovatele.

Identitu oznamovatele zná pouze předseda Kontrolní komise Institutu. Výjimkou jsou orgány činné v trestním řízení ČR, statutární orgán Institutu (Rada ČIIA - kromě členů Rady, jichž se oznámení týká) a ostatní členové Kontrolní komise (kromě členů Kontrolní komise, jichž se oznámení týká). Oznamovatel může svým rozhodnutím svou identitu odhalit. Data týkající se konkrétního případu oznámení jsou předávána předsedou Kontrolní komise jiným osobám pouze v rozsahu nezbytném pro seznámení se s podstatou věci.

  • Princip ochrany osobních údajů

Předseda Kontrolní komise Institutu při šetření nesmí předat osobní údaje třetím osobám. Výjimkou jsou orgány činné v trestním řízení ČR a statutární orgán Institutu (Rada ČIIA - kromě členů Rady, jichž se oznámení týká).

  • Princip rovného zacházení

Ke všem získaným informacím bude přistupováno stejně, bez ohledu na hierarchii a postavení osoby, které se oznámení týká.

  • Princip dobré víry

Všechny poznatky v rámci oznámení budou náležitě vyhodnoceny s přijetím příslušných opatření. V případě, že se jedná o oznámení s jednoznačným cílem zdiskreditovat či jinak cíleně poškodit konkrétní osobu, může být dané oznámení posouzeno s ohledem na možné porušení zásad Etického kodexu IIA.

  • Princip nezávislosti Kontrolní komise při prověřování oznámení

K tomu, aby mohl předseda nebo člen Kontrolní komise Institutu bez omezení plnit svou roli, je nutno zajistit jejich nezávislost tím, že úkony spočívající v prověřování oznámení následně nepovedou k neopodstatněným pracovněprávním či jiným restrikcím a zásahům vůči prověřujícím osobám. Do šetření nesmí být zasahováno s cílem účelově ovlivnit průběh a výsledek šetření. Nezávislost Kontrolní komise je zejména definována ve Stanovách Institutu.

  • Zamezení podjatosti/střetu zájmu

Pokud se hlášení týká předsedy nebo člena Kontrolní komise Institutu, provede jeho prověření prezident Institutu.

  • Uchovávání záznamů

Informace získané během prověřování konkrétního oznámení a výsledky prověření jsou uchovávány ve zvláštním režimu a jsou přístupny pouze pro předsedu/člena Kontrolní komise a členy Rady Institutu (v rámci rozhodování o oznámení, resp. opatření). Archivační lhůta je 5 let.

III. POLITIKA STŘETU ZÁJMŮ Institutu

Osoby Institutu vždy jednají v nejlepším zájmu Institutu a nikoliv pro zisk nebo finanční obohacení sebe nebo třetích stran. Při identifikaci možného střetu zájmů jsou dotčené osoby Institutu povinny toto oznámit a vyloučit se z diskuse, hlasování a rozhodování o této záležitosti.

Konkrétně jsou povinni:

  1. Nepovyšovat vlastní zájem nebo zájem třetí strany nad zájmy Institutu.
  2. Nezapojovat se do žádných externích obchodních, profesionálních nebo jiných činností, které přímo nebo nepřímo mohou mít negativní vliv na Institut. Výjimkou je lektorská nebo publikační činnost pro třetí stranu, kdy v případě opakujících se těchto aktivit je osoba Institutu povinna informovat Radu Institutu.
  3. Nezneužívat své členství v orgánu Institutu k využívání zaměstnanců Institutu, informací o členství, službách, zdrojích, majetku Institutu pro svůj osobní prospěch nebo prospěch třetích stran.

 

Dokument ke stažení: